Что такое бэк офис: происхождение и пояснение термина + 3 причины, зачем он нужен вашей фирме + примеры задач бэк офиса в 3 направлениях бизнеса + 2 вида компьютерных программ back-office + 3 проблемы, которые они решают.

Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе , вы узнаете из этой статьи.

1. Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

• бухгалтерия,
• отдел кадров,
• администрация фирмы,
• служба поддержки, аналитики,
• статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис . На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

Репутация фирмы.

На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.

Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.

Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.

Увеличение прибыли.

Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.

Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.

Ответственность за риски в новых сделках.

Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.

Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, .

Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.

Торговля и сбыт.

В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.

Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

5. Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

1. Оформление и регистрация сделки.
2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже .

6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

Автоматический учет и контроль за фирмой.

Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис , а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

• В каком банке открыть расчетный счет: ТОП-5 учреждений
• Как открыть Макдональдс: преимущества и выгода франшизы
• Является ли ИП юридическим лицом: разъяснение

«Все профессии нужны, все профессии важны» - это все мы знаем еще из детства. Дело в том, что в современном мире все взаимосвязано, поэтому появилось много терминов иностранного происхождения, смысл которых неведом большинству граждан. Риелторы, имиджмейкеры, копирайтеры, маркшейдеры - так сходу и не скажешь, чем конкретно занимаются эти люди. То же самое можно сказать и о специалистах бэк-, фронт-офисов. Кто это такие, где они работают, что входит в их прямые обязанности?

Определение фронт-офиса финансового учреждения

Этим термином называют группу подразделений в организациях, отвечающих за работу с заказчиками или клиентами. Специалисты фронт-офиса находятся на передовой, это лицо компании. От их профессионализма, компетентности, приветливости зависит успех всего учреждения. В такие работники занимаются обработкой заявок на или получение кредита, консультируют по любым вопросам, распространяют банковские продукты и т. д. То есть специалисты постоянно сопровождают клиента с момента его прихода в отделение банка и до заключения сделки.

Что такое бэк-офис?

Это операционно-учетное подразделение, занимающееся обеспечением работы отделений, управляющих активами и пассивами компании. Бэк-офис - это серый кардинал. Клиенты и заказчики не могут оценить работу его специалистов, хотя они вкладывают немало сил в процветание бизнеса. Такие подразделения есть в банках, инвестиционных компаниях, организациях, совершающих на рынках ценных бумаг сделки. В них работает от 3 до 15 человек, численность сотрудников зависит от величины учреждения.

Работа в бэк-офисе банка предполагает подготовку выполнение расчетов по ценным бумагам и денежным средствам по сделкам, заключенным фронт-офисом. Также его сотрудники занимаются контролем над соблюдением лимитов, ведением внутреннего отчета, предоставлением информации для бухгалтерии. Специалист бэк-офиса работает только с контрагентами, с клиентами он не сотрудничает.

Чем занимается миддл-офис?

Это подразделение можно назвать связующим звеном между фронт- и бэк-офисами. Функции его довольно размыты. Специалисты банков в основном занимаются составлением и подписанием договоров, предоставлением клиентам различных видов отчетов, принятием поручений на совершение операций вывода средств, купли-продажи и т. д. Также миддл-офис отвечает за согласование типовых форм и нормативных документов с другими подразделениями, разработку методик проведения новых операций. Его специалисты в большинстве случаев работают по заданиям передовиков.

Каковы обязанности специалистов бэк-офиса?

Работники финансовых учреждений должны оформлять договоры купли-продажи ценных бумаг, вести журнал регистрации сделок. Специалист следит за перерегистрацией ценных бумаг, поскольку должна быть произведена передача прав собственности покупателю от продавца. Бэк-офис выполняет эту процедуру на основании передаточного распоряжения, содержащегося в реестре держателя ценных бумаг.

Новый владелец должен получить все необходимые документы, а специалист, в свою очередь, контролирует процесс расчета между компаниями продавца и покупателя. На сотрудника бэк-офиса возлагается огромная ответственность, ведь малейшая ошибка, кажущаяся на первый взгляд незначительной неточностью, может привести к масштабным проблемам. В худшем случае компания несет значительные убытки из-за признания сделки недействительной.

Сравнение фронт- и бэк-офисов

Эти два подразделения противоположны друг другу. Фронт-офис - это лицо компании. Специалисты всегда находятся на виду, от их профессионализма и находчивости зависит будущее организации. Бэк-офис - это работа в тени. Сотрудников подразделения не все знают в лицо, но они словно пчелки-труженицы перелопачивают много важных дел. Все специалисты работают на благо компании, но все же важно проводить черту между разными подразделениями, чтобы не перекладывать обязанности одних на плечи других.

Фронт-офис и бэк-офис имеют разный функционал. Первый работает над повышением скорости обслуживания покупателей, сохранением достоверности получаемой информации, оперативной регистрацией продаж. Второй ориентирован на анализ продаж, подготовку картотеки товаров с ценами, систему ценообразования, контроль движения продукции на складах.

Разделение подразделений может происходить как на программном, так и на аппаратном уровне. Явной границы между ними не существует, это всего лишь система понятий. Разделение бэк- и фронт-офисов необходимо на психологическом уровне. Руководитель компании должен понимать, что в первой подсистеме обязаны работать более профессиональные и опытные специалисты, нежели во второй, поскольку на них возлагается большая ответственность и более сложная в работа.

Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно - что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.

Что это такое?

Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.

В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках - консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис - это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.

В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.

Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.

Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.

Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.

Откуда взялось название?

Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) - задний, а мидл (middle) - средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми - фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис - средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.

Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе

Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».

Мидл офис определяется такими базовыми ролями:

• Контроль качества продукции;
• Юридический отдел;
• Казначейство;
• Управление рисками.

Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть - граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.

Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:

• Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
• Контроль рисков - ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
• Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
• Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.

Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.

Рекомендации “Базеля II” фактически обусловливают выделение функций управления рисками в отдельную структуру и применение единых подходов к управлению рисками в банке, что приводит к необходимости создания мидл-офиса. Он возьмет на себя функции контроля и мониторинга, а также будет выступать в роли информационного центра не только для риск-менеджмента, но и для других подразделений банка. В статье рассматриваются функции, условия работы мидл-офиса, а также возникающие в процессе его функционирования проблемы.

Объем в страницах : 10.

Кол-во знаков : около 27,815.

Библиографическая ссылка

1. Бухтин М. Типы организационно-функциональных структур риск-менеджмента в российских банках. Эволюция и актуализация: доклад 3-й ежегодной профессиональной конференции «Управление рисками в России» (2006 г.).

2. Основные направления единой государственной денежно-кредитной политики на 2008 год // Вестник ЦБ РФ. - №47 (22.08.2007).

4. Basel II: International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards: A Revised Framework, Basel Committee on Banking Supervision, 06/2006.

5. Core Principles Methodology, Basel Committee on Banking Supervision, 10/2006.

Два-три года назад в большинстве крупных российских банков преобладала упрощенная структура: фронт- и бэк-офис. Но в последнее время все чаще стало слышно загадочное словосочетание «мидл-офис». Загадочное потому, что простой перевод названия не всегда дает полное понимание задач этого подразделения. Сегодня мидл-офисы в ведущих банках мира - это отделы, которые должны осуществлять независимую оценку портфелей банка, следить за соблюдением разнообразных лимитов и готовить ежедневную текущую отчетность для риск-менеджеров.

В России до последнего времени функции мидл-офиса были «размазаны» между сотрудниками фронт- и бэк-офисов. «У нас «мидлы» в банках начали появляться с переходом от формальных структур риск-менеджмента, созданных с целью выполнения требований органов надзора, к централизованным структурам, осуществляющим управление рисками в соответствии с мировыми стандартами, - рассказывает Семен Алперин, заместитель начальника управления лимитов и позиций Пром-связьбанка.

Частое несоответствие выполняемых обязанностей стандартным «бэк-офисным» и «фронт-офисным» порождало многочисленные конфликты на тему: «я трейдер, и должен торговать, а не «тикеты» заводить в систему» или «бэк-офис «процессит» готовые сделки, а не заводит их сам себе в систему». Разногласия подобного рода и породили логичное и неизбежное появление нового подразделения - мидл-офиса.

Сегодня в российских банках мидл-офис чаще всего выполняет две функции: контроль операций коммерческого кредитования и контроль операций на финансовых рынках. От бэк-офиса «мидл» отличается обобщенностью данных и более масштабным видением картины по структуре пассивов и активов банка.

Свою роль в организации мидл-офисов в некоторых российских банках сыграло увеличение оборотов на финансовых рынках и опыт, полученный банкирами в результате первых серьезных банковских кризисов, особенно в результате событий 1998 года. Понесенные убытки и банкротства ряда банков заставили задуматься об управлении рисками и о внедрении в организационную структуру такого подразделения, как риск-менеджмент, к которому раньше отношение было достаточно прохладным. Во многих банках риск-аналитики отсутствовали в принципе. С появлением в банках подразделений, отвечающих за анализ и прогноз, возникла необходимость контроля установленных риск-менеджментом ограничений на величины кредитных и рыночных рисков.

«В России количество банков, имеющих в своей структуре мидл-офисные подразделения, не превышает 5%», - Игорь Шиянов, Альфа-Банк.

«В ряде банков было принято решение выделить контрольные функции в отдельную структуру, так как risk management (RM) все же аналитическое подразделение, - рассказывает «БО» Игорь Шиянов, начальник отдела контроля лимитов и позиций Альфа-Банка. - В результате и возник мидл-офис, отвечающий за контроль исполнения трейдерами распоряжений риск-менеджмента, а также за формирование позиционной отчетности. Мы можем говорить, что RM осуществляет управление рисками силами мидл-офиса. Учитывая, что мидл-офис в идеале должен контролировать лимиты на всех рынках, на которых присутствует банк, то в данном подразделении в оперативном режиме стала аккумулироваться сводная информация о всех позициях банка, а также о текущем финансовом результате, которая в итоге стала полезной не только для риск-менеджмента, но и для топ-менеджеров банка».

Название подразделения - middle office - вполне отражает его суть: это уже не фронт-офис, но еще не бэк-офис или бухгалтерия. Он как раз посередине, как и следует из названия. Например, трейдер (фронт-офис) заключает сделку на покупку ценных бумаг, мидл-офис должен завести ее в систему, бэк-офис оплатить, бухгалтерия - сделать бухгалтерскую отчетность. Или другой вариант: фронт-офис договорился о выдаче займа клиенту, бэк-офис переводит деньги, а основание для перевода - договор и все сопроводительные документы - готовит мидл-офис.

МИДЛ-ОФИС В АЛЬФА-бАНКЕ

Мидл-офис банка «Ренессанс Управление инвестициями» состоит из 14 человек, что в среднем по рынку довольно много. Объясняется это широким спектром функций и задач, выполняемых данным подразделением.

Три человека в мидл-офисе - группа по заведению и обработке сделок. Они отвечают за корректность сделок в системе и взаимодействуют с трейдерами, бэк-офисом, клиентскими менеджерами, риск-менеджерами на предмет правильности и своевременности отражения данных.

Двое сотрудников занимаются заведением и подготовкой документов для «структурных» и нестандартных сделок.

Девять специалистов - клиентские менеджеры. Они предоставляют аналитические отчеты клиентам, составляют комментарии по отчетам: по составу портфеля, по методике расчета вознаграждения, по методике расчета доходности и т.д. Также в состав задач клиентских менеджеров входят консультации по стандартным продуктам, участие в разработке и оформлении документов по сопровождению индивидуальных и структурных сделок. Они же выполняют инструкции клиента и отслеживают клиентские поручения, взаимодействуют внутри мидл-офиса, с бэк-офисом, юристами, риск-менеджерами, бухгалтерией и клиентами.

«Большинство продвинутых банков и компаний создали свои мидл-офисы на основе западного опыта, - считает Ирина Федорова, начальник операционного управления «Ренессанс Управление инвестициями». - И в том, и в другом случае это подразделение, выполняющее вспомогательную функцию по оформлению сделок. При «структурных» сделках мидл-офис принимает участие в ее разработке, правильном оформлении и последующем контроле, а если проводятся стандартные сделки, «мидл» выписывает «тикеты», заводит сделки в систему и контролирует последующее исполнение».

Встречаются в еще не до конца сформировавшейся российской практике и другие подходы к функционалу мидл-офиса. Поскольку это подразделение в структуре банков встречается редко, его определение остается размытым. Помимо непосредственно контролирующих функций «мидлу» зачастую поручают разнообразные непрофильные задачи: от функций sales до подразделения, отвечающего за маркетинг или разработку регламентной базы.

А может, не стоит его выделять?

Мировая практика, накладываясь на российскую действительность, часто вызывает вопросы и сомнения. Вот и касательно мидл-офисов значительная часть банковского сообщества задумалась: а стоит ли выделять эту составляющую в совершенно отдельную структуру?

Когда трейдер не знает, к какому сотруднику «бэка», депозитария или бухгалтерии ему обратиться, ему удобно и правильно обращатся именно в мидл-офис.

Обосновать необходимость этого выделения можно на конкретном примере инвестиционного банка: фронт-офис заключает сделки, его специалисты работают с такими понятиями, как «позиция», «ценная бумага», «текущий финансовый результат». Бэк-офис работает с понятиями «сделка», «подтверждение», «оформление», «договор». При этом фронт-офис, то есть трейдеров, мало интересуют лимиты. Если они и просчитывают какие-то риски, то делают это только для себя, считают свой потенциальный бонус. Трейдеры никак не согласовывают сделки друг с другом, и если по отдельности у каждого трейдера портфель может быть вполне диверсифицированным, то когда рассматривается портфель банка в совокупности, может получиться, что вместе трейдеры скупили кучу акций Газпрома.

Сложить эти портфели и посмотреть на концентрацию тех или иных акций или облигаций и посчитать лимиты на весь банк должен именно мидл-офис. Причем делать это нужно в текущем режиме. Тот же бэк-офис не интересует, почему акции куплены по определенной котировке, он занимается только оформлением сделок. Вот и получается, что между трейдером, думающим о собственной выгоде, и бэк-офисом, который думает только об оформлении, должен быть мидл-офис, который будет координировать их деятельность.

Мидл-офис необходим как организационная составляющая, независимая структура, которая не имеет никакого отношения к бизнесу и не заинтересована в финансовом результате. Это выделенная, обособленная «холодная голова», которая осуществляет текущий внутренний контроль.

При этом независимая - не значит оторванная от других. Как раз наоборот, именно мидл-офис является связующим звеном, его важной функцией является оптимизация взаимодействия между подразделениями банка, общение со всеми подразделениями. Особенно это важно при проведении сложных «структурных» сделок. Мидл-офису делегируются функции текущего мониторинга и контроля, в какой-то степени получается, что мидл-офис вынужден упорядочивать деятельность банка.

Наличие большого штата сотрудников банка иногда приводит в затруднение трейдеров, они не знают, к какому сотруднику «бэка», депозитария, бухгалтерии обращаться при наличии вопросов. Поэтому для экономии времени любые вопросы по своим операциям трейдеры предпочитают решать, обращаясь к сотруднику мидл-офиса. Существует связь и в обратную сторону. Это накладывает определенные обязательства к квалификации сотрудников «мидла», которые должны решать разноплановые задачи.

ПРИМЕР ОРГАНИЗАЦИИ МИДЛ-ОФИСА

Мидл-офис в Альфа-Банке - подразделение, которое в процессе развития помимо основной функции контроля лимитов взяло на себя осуществление ряда операций, присущих подразделениям отчетности, казначейства, и других. Управление функционально разделено на три части: контроль инвестиционных операций, контроль кредитных операций и контроль расчетов. В функции мидл-офиса входит контроль не только внутренних лимитов, но и контроль по ряду ограничений, установленных внешними регуляторами: ЦБ РФ, ФСФР.

Второй аспект деятельности - формирование многоуровневой отчетности как для риск-менеджмента, так и для других подразделений банка. Информация, которую готовит мидл-офис, также используется при принятии решений коллегиальными органами банка и руководителями управлений.

Достаточно большую часть времени занимает сопровождение информационных систем банка: заведение новых инструментов и контрагентов, загрузка котировок, обновление лимитов. Сотрудники мидл-офиса также следят за наличием коротких позиций, а по ряду инструментов и самостоятельно закрывают их. В штате мидл-офиса Альфа-Банка работают 20 человек, и нагрузка на каждого сотрудника достаточно велика.

Мидл-офис нужен

только крупным банкам

Необходимость организации мидл-офиса есть далеко не у всех банков. В российской практике мидл-офис в основном встречается в банках с участием иностранного капитала, где руководство осуществляют западные менеджеры, либо в банках, широко использующих западный опыт. Практически всегда мидл-офис присутствует в структуре инвестиционных компаний. В мелких банках эта функция распределяется между фронт- и бэк-офисом, но средним и тем более крупным нужен обязательно.

«Чаще других создают такие структуры инвестиционные и универсальные банки, - отмечает Игорь Шиянов (Альфа-Банк). - Наличие мидл-офиса в банке, работающем в основном в сегменте кредитования, является экзотикой. Я думаю, в России количество банков, имеющих в своей структуре мидл-офисные подразделения, не превышает 5%».

Если говорить о масштабе бизнеса, то мидл-офис нужен в основном только крупным банкам, банкам с сильной инвестиционной составляющей или банкам с большими оборотами на финансовых рынках. В этом случае выделение в отдельное подразделение сотрудников, отвечающих за контроль лимитов, целесообразно. К тому же только крупный банк может себе позволить операционные расходы на содержание дополнительного персонала и приобретение специального программного обеспечения. Мидл-офис обычно появляется на этапе роста или расширения бизнеса компании. И если банку небезразлично качество обслуживания клиентов и у него есть желание избежать путаницы в работе фронт- и бэк-офиса, то мидл-офис становится необходимым звеном. Некоторые эксперты считают, что мидл-офис - это must have для первой двадцатки российских банков, а в остальных случаях назвать эту структуру распространенной или необходимой нельзя. У небольшого банка, который проводит в неделю две сделки с векселями, четыре с акциями и пять с облигациями и выдает несколько кредитов, обработать небольшой объем данных способен сотрудник другой специальности: бэк-офиса или риск-менеджмента. Они вполне могут справиться со всеми задачами, еще останется время на оформление сделок.

Каждый банкир желает знать, где сидит мидл-офис

«При наличии хорошей IT-системы расположение мидл-офиса вообще не имеет никакого значения, поскольку это позволяет обеспечить полноценную связь между фронт- и бэк-офисом, - говорит Семен Алперин (Промсвязьбанк). - Но на практике чаще всего мидл-офис располагается рядом с бэк-офисом. Организационно мидл-офис является частью операционного департамента либо департамента по управлению рисками. В Промсвязьбанке он входит в блок «Финансы и риски», то есть относится к риск-менеджменту».

Пока что однозначного подхода к вопросу, к какому подразделению относить мидл-офис, не сложилось, все зависит от преимущественного характера его деятельности. Если мидл-офис физически не «сидит» на территории фронт-офиса, то клиенты, как правило, посещать его не должны. Иногда сотрудники «мидла» непосредственно общаются с клиентами, но это скорее исключение, нежели правило. Несмотря на то что функционал «мидла» не предусматривает непосредственного общения с людьми, это не исключает взаимодействия с контрагентами с использованием разнообразных средств связи.

Между трейдером, думающим о собственной выгоде, и бэк-офисом, который думает только об оформлении документов, должен быть мидл-офис, который скоординирует их работу.

Но если отдельное помещение мидл-офису практически не нужно, то технологии и оснащение у него очень специфичны и самостоятельны. Вследствие специфики своей работы сотрудники мидл-офиса должны обладать доступом самого высокого уровня к информационным системам банка, позволяющим им получать любую информацию о сделках, подлежащих контролю, базе контрагентов, котировках и т.д. При нормальной организации технологического процесса контроль осуществляется автоматически, и сотрудник мидл-офиса вмешивается в процесс авторизации сделок в исключительных случаях.

Поэтому мидл-офису необходим специализированный софт, позволяющий охватывать все рынки, на которых работает банк. Это связано с тем, что часто фронт- и бэк-офисные системы не позволяют получать всю необходимую информацию в достаточном объеме и требуемом формате. При этом система в архитектуре должна занимать промежуточное положение между фронт- и бэк-офисным программным обеспечением и не позволять не прошедшим контроль лимитов сделкам попадать в бэк-офис для дальнейшего процессинга.

Интересна точка зрения некоторых экспертов, считающих, что само наименование «мидл-офис» могло появиться именно у разработчиков IT-решений для риск-менеджмента. Именно они могли поделить решения на три уровня: отнести к решениям для фронт-офиса технологии для проведения сделок, для мидл-офиса - по контролю лимитов и рисков и для бэк-офиса - по оформлению сделок. Согласно гипотезе, такое деление было естественным и потому легко прижилось.

Встречаются в еще не до конца сформировавшейся российской практике и другие подходы к функционалу мидл-офиса. Поскольку это подразделение в структуре банков встречается редко, его определение остается размытым.Помимо непосредственно контролирующих функций «мидлу» зачастую поручают разнообразные непрофильные задачи: от функций sales до подразделения, отвечающего за маркетинг или разработку регламентной базы.

Цезари банковского мира

В своей работе сотрудники мидл-офиса всегда находятся где-то посредине, на пересечении некоего «конфликта интересов» фронт- и бэк-офиса. «Задачи, которые приходится решать сотрудникам «мидла», - найти компромисс и приемлемое решение для «фронта», «бэка» и клиента одновременно, - раскрывает специфику работы Ирина Федорова («Ренессанс Управление инвестициями»). - При этом соблюдаются интересы компании и законодательства. Так что если сотрудник фронт-офиса умеет торговать в системе РТС, а сотрудник бэк-офиса может быть узким специалистом в конкретной области, например, умеет переводить ценные бумаги в депозитарии, то сотрудник «мидла» должен быть более универсальным. Ему необходимо хотя бы в общих чертах знать весь цикл прохождения той или иной операции, от момента ее заключения до расчета налогов от полученной прибыли. В противном случае эффективно координировать процесс он не сможет».

Помимо этого для выполнения контрольных функций сотрудник мидл-офиса должен достаточно подробно разбираться в особенностях работы фронт-офиса, чтобы говорить на одном языке с трейдерами. Безусловно, он обязан разбираться в алгоритмах расчета позиций, которые в разных типах сделок определяются по-разному. Одновременно с этим специалист должен хотя бы в минимальном объеме понимать специфику работы бэк-офиса и депозитария, так как вопросы по сделкам могут возникать и от представителей этих подразделений банка. При отсутствии в банке совершенной IT-системы, позволяющей формировать как детальные, так и консолидированные отчеты, к сотруднику предъявляются дополнительные требования по работе с большими массивами данных. Часто в мидл-офисах работают бывшие аналитики и трейдеры.

«Для сотрудника мидл-офиса важны и личные качества: выдержка, сосредоточенность, коммуникативность, - продолжает список требований Алексей Кузьмин, руководитель мидл-офиса ИК «ФИНАМ». - В течение дня приходится достаточно много общаться с клиентами, причем в достаточно напряженном режиме. Например, если речь идет о принудительном закрытии позиции, когда на брокерском счету не хватает средств».

Так как сотрудники мидл-офиса работают с разнообразными автоматическими информационными системами, то они должны знать не только банковские продукты, но и разбираться в программировании, знать язык SQL, уметь работать с базами данных.

При определенной организации мидл-офису требуются не только универсальные всезнающие сотрудники, но и простые «трудяги». К примеру, в одном из российских мидл-офисов работают сотрудники, выполняющие функции trader assistant. Трейдеры дают им информацию о сделках, которые они проводят во внешних системах, и ассистенты заносят сделки со всеми параметрами в учетную систему банка, где, в свою очередь, проводится контроль лимитов. Это довольно механическая работа, но она тоже может относиться к мидл-офису.

Сергей Рыбин ,

Заместитель председателя правления банка «Стройкредит»:

Мидл-офис поддерживает нестандартные услуги

По мере расширения продуктовой линейки все больше кредитных организаций создают полноценные мидл-офисы. Потребность в них испытывают в первую очередь банки, активно предлагающие услуги, не являющиеся полностью стандартизированными. Продвижение таких продуктов предполагает активное взаимодействие с клиентом для точного определения его потребностей и анализа кредитоспособности. В некоторых случаях возникает необходимость предоставления дополнительных документов и отчетности. Успешно решать такие задачи и должны сотрудники мидл-офисов. Зачастую они также отвечают за анализ рисков. В банке «Стройкредит» основными направлениями деятельности мидл-офиса являются активная работа с клиентами, привлеченными фронт-офисом, сопровождение сделок и анализ рисков.

Максим Марков ,

Начальник управления финансовых институтов банка «Глобэкс»:

Мидл-офис - это бухгалтерия казначейства

По сути, мидл-офис представляет собой бухгалтерию казначейства. Как известно, одной из основных задач казначейства в любом банке является поддержание ликвидности и платежеспособности банка, в том числе за счет проведения различных операций в разных секторах финансового рынка. В связи с этим одной из основных задач мидл-офиса является ведение платежной позиции банка в различной временной перспективе, основываясь на информации от подразделений банка: клиентского, кредитного, расчетного и других, в том числе от самого казначейства. На основе этой информации мидл-офис составляет платежный план банка. С помощью него казначейство банка осуществляет управление его ликвидностью: либо размещает избытки ликвидности на финансовых рынках, либо, наоборот, подкрепляет ликвидность банка за счет использования различных финансовых инструментов. Кроме того, мидл-офис осуществляет учет и контроль операций самого казначейства в целях соблюдения им лимита открытых валютных позиций и управления рисков по открытым позициям.

Валерий Наумов ,

Заместитель председателя правления банка «Союз»:

Мидл-офис - это полное сопровождение сделок

В недавнем прошлом четкого определения функций мидл-офиса не было. И роль его выполняли управления или отделы сопровождения кредитования. При небольшом объеме сделок такая модель «мидла» возможна и сейчас, когда одно подразделение оформляет, выдает и обслуживает кредит. Но в условиях развития бизнеса банки стремятся разделять функции «фронта», «мидла» и «бэка». В нашем банке мидл-офис - подразделение, отвечающее за кредитные розничные сделки в части контроля рисков по ним на этапе выдачи кредита и дальнейшего сопровождения сделки до полного погашения. «Мидл» обеспечивает обратную связь по сделкам в банке и, по сути, является инструментом повышения управляемости банка. Сотрудники «мидла» помимо выполняемых функций должны знать основы юридических аспектов и бухучета кредитных операций.

Алексей Кузьмин ,

Руководитель мидл-офиса ИК «ФИНАМ»:

Мидл-офис в инвестиционной компании

Традиционно функциональное назначение мидл-офиса инвестиционной компании - осуществление брокерских и дилерских операций на биржевом и внебиржевом рынках ценных бумаг. Трейдеры компании «ФИНАМ» работают на всех российских биржевых площадках: РТС, ММВБ, МФБ, бирже «Санкт-Петербург». Мидл-офис принимает и выставляет заявки клиентов на покупку и продажу ценных бумаг, осуществляет контроль позиций клиентов, в том числе контроль уровня маржи на момент закрытия торговой сессии и размеров задолженности клиента перед брокером. Сотрудники мидл-офиса осуществляют контроль возникающих при совершении сделок рисков и обеспечивают информационное взаимодействие со всеми клиентами, в интересах которых совершаются сделки. В мидл-офисе создана система управления рисками, которая позволяет зарабатывать на любых движениях фондового рынка, в том числе и во время его падения.